Az iroda a járvány után - környezetpszichológiai megközelítésben

Ma még a többség otthonról végzi a munkáját a járvány miatt, de mi lesz a nyitás után? Hogyan hat majd a munkahelyek térhasználatára a mostani helyzet? Milyen lesz a jövő munkahelye? Frankó Luca környezetpszichológus gondolatai, Kiskovács Eszter grafikájával.

A koronavírus járvány idején világszerte milliók hagyták el az irodákat, a szellemi munkavégzés új helyszínei nagyrészt a privát és a virtuális terek lettek. Az első sokkot követően a többség mára már valamiféle karantén rutint kialakított magának, akár egyéni, akár szervezeti szinten. Fontos azonban kiemelni, hogy ahogyan a jelen helyzet sem egy sima home office-ra való átállás volt, pszichológiailag legalábbis biztosan nem az, úgy már visszatérni sem ugyanazokba az irodákba fogunk, ahonnan néhány hete távoztunk!

Maguk az épületek és a berendezésük persze nagyrészt változatlanok maradnak a karantént követően is. Ezzel együtt másfajta elvárásokkal, érzésekkel lépünk majd be az irodáinkba, a fizikai környezethez kapcsolódó jelentések radikálisan átrajzolódhatnak több hónap szünet után. Máshogy használjuk majd a tereket és a tárgyakat, átalakul a viselkedésünk, új rutinokat építünk be. Megváltoznak a preferenciáink, a munkánkhoz vagy a szabad mozgáshoz való viszonyunk vagy éppen a magánszféra igényünk. Mindeközben szervezeti szinten megszilárdulnak új munkaszervezési és kommunikációs folyamatok, kialakulnak új sztenderdek és persze ott marad a kérdés: jön-e újabb elzárás és ha igen mikor és milyen hosszan? Ezek a változások és kérdések pedig visszahatnak a fizikai környezetre is: előbb utóbb már nem csak érzésben, hanem valójában másfajta irodákba lépünk majd be. 

FORMA: Kisebb, praktikusabb, fenntarthatóbb

Az elmúlt 10-15 évben elindult egy paradigmaváltás atekintetben, hogy mit gondolunk az irodáról, mint szocio-fizikai rendszerről. (Szerk: A környezetpszichológia ugyanis az embert és a környezetét együtt vizsgálja, ezért szocio-fozikai környezetről beszél.) A 2008-as gazdasági válság, az átalakuló munkaerőpiac, a projekt alapú munkavégzés terjedése és természetesen a digitális robbanás következtében az egyre rugalmasabban alakítható és könnyebben fenntartható irodaterek irányába mozdultak el a szervezetek. A shared desk, hot desk és a heti 1-2 napnyi home office már a járvány előtt sem számított ritka megoldásnak, megfelelően implementálva kifejezetten nagy népszerűségnek örvendett munkavállalói oldalon is. Hogy mit is jelent a két fogalom? A shared desk/hot desk rendszerek alapvető jellemzője, hogy a szervezet kevesebb munkaállomással rendelkezik, mint ahány irodai munkavállalója van. Előfordul, hogy több kolléga használ egy munkaállomást különböző műszakokban vagy idősávokban (hot desking). Már ma is több cégnél az asztalok teljesen szabadon foglalhatóak le, valahol akár előre is egy online rendszerben, míg máshol csak egyszerű helyfoglalással a helyszínen. Ezt az elindult váltást rakétamód vitte végig a járványhelyzet és a térhasználat szempontjából konzervatívabb szervezetek is lépni kényszerültek a rugalmasabb és változatosabb megoldások felé.

Méret: Közép és hosszú távon az irodaterek mérete minden bizonnyal csökkenni fog a járványhelyzet hatására. Egyrészt annak okán, hogy a heti több napos otthoni munkavégzés sztenderddé válik, annak technikai és munkaszervezési háttere megszilárdul. Másrészt a prognosztizált válság is szinte biztosan meg fogja nyirbálni a négyzetmétereket, ahogyan az sok helyen 2008-as válságot követően is megtörtént. 

Könnyebb alakíthatóság: Az új helyzetekhez való gyors adaptáció képessége a versenyszférában alapvető fontosságú, amit a járvány helyzet most kétszeresen aláhúzott. Egyre nehezebb hosszú távra tervezni, a nagyvállalatoknál ennek okán még elterjedtebbé válik a projekt alapú foglalkoztatás. Az állandóan változó külső és belső környezethez a statikus, nehezen alakítható terek pedig nem illeszkednek. Az irodákkal kapcsolatban alapvető elvárás lesz a könnyű alakíthatóság az aktuális létszámok és munkatevékenységek függvényében. Fontos, hogy egy térnek nem feltétlenül kell egyszerre több funkciót ellátnia, mert ezekben az esetekben általában mindegyik funkció valamelyest sérül. Tapasztalati tény, hogy egy időben és egy helyen nem lehet kreatív meetingeket tartani és koncentrált, egyéni munkát végezni. A tereknek a többféle funkció lehetőségét kell hordozniuk, hogy az adott pillanatban az adott igényeket tudják kiszolgálni. 

Nincs többé fix munkaállomás: A saját irodák, de akár a saját fix munkaállomások ideje is leáldozóban van. Ez a folyamat a shared desk/hot desk rendszerek bevezetésével már a válság előtt megkezdődött, a tendencia pedig minden bizonnyal tovább erősödik. A környezetpszichológia szakirodalom ezzel együtt leírja, hogy a munkahelynek, mint számunkra fontos territóriumok személyre szabása alapvető igényünk. Ha egy teret perszonalizálhatunk, azzal lehetőséget kapunk a saját kívánt határaink kommunikálására, illetve az identitásunk megjelenítésére a térben. A jövőben ez az alapvető humán törekvés azonban nem feltétlenül a gyerekrajzok vagy az oklevelek kifüggesztésében valósulhat meg, hanem sokkal inkább participatív tervezésben, a tér használóinak a design döntésekbe történő sokkal aktívabb, érdemi bevonásában. A shared desk rendszerben pedig fontos lesz dedikált team szobák vagy szomszédságok kialakítása, melyet a munkavállalók a nagy épületegyüttesen belül jobban a magukénak érezhetnek, esetleg szabadabban alakíthatnak. 

Csak semmi sallang: Egy tavaly megjelent tanulmányunkban (1) arra kerestük a választ, hogy a munkavállalók számára mitől lesz kiváló egy munkakörnyezet. A több mint 500 főtől beérkezett, majd 1500 szempont feldolgozásából egyértemlűen kiolvasható: a válaszadók alapvetően nem csillogásra és luxusra vágynak, hanem az alapvető feltételek megfelelő biztosítására. Nevezetesen, hogy a kiváló irodai környezet kritériumait nem a babzsákokban, a csocsóasztalban vagy masszázsfotelben látják, sokkal inkább a kellő mennyiségű természetes fényben, a tisztaságban, a komfortban vagy éppen a zöld növények jelenlétében. A járvány helyzet előidézte átrendeződés valószínűleg a kapott eredményeinkkel szinkronban mozdul majd, a jól tisztítható felületek, a megfelelő higiénia és levegőminőség pedig minden eddiginél fontosabbá válik. Az irodaépületek kiválasztásakor és tervezésekor feltehetőleg nagyobb prioritást élveznek majd a hatalmas ablakok és a megnyugtató kilátás, mint az edzőterem vagy egy asztalos-műhely kialakítása, a nagy Facebook campusok ideje feltehetőleg leáldozik. Az irodában ugyanis már nem a fél életünket fogjuk tölteni a nem túl távoli jövőben. Nagyon célirányosan, valóban dolgozni, másokkal együttműködni járunk majd be személyesen is, heti néhány alkalommal.

Zöld iroda: A jövő irodái sokkal zöldebbek lesznek. Egyrészt a természeti környezet megjelenése önmagában értékké, másrészt a fenntarthatóság szempontja is sokkal hangsúlyosabbá válik majd. Fontos lesz a szép kilátás, a parkosított campus és a zöld növények jelenléte minden felületen és formában. Előbb-utóbb eltűnik a papír, a minőségi, időtálló anyagok és megoldások pedig teret nyernek maguknak.

Közös(ségi) terek: Egyre nagyobb szerep jut a jövőben a jól kialakított, praktikus és inspiráló közösségi tereknek, legyen az egy tárgyaló, egy kantin, esetleg egy kisebb huddle room vagy egy nagy teraszos kávézó. Az egyéni, koncentrált odafigyelést igénylő feladatok elvégzése egyre gyakrabban az otthonokba szökik át, a csapatmunka és a közös ötletelés helyszíne azonban továbbra is nagyrészt az irodatér marad. 

FUNKCIÓ: Identitás- és közösségépítés, innováció és környezetváltozás lehetősége

Sokan feltették a kérdést az elmúlt hetekben: ha ilyen jól megoldható a munkaszervezés online is, szükség lesz-e egyáltalán a jövőben a nagyon drága irodaterek fenntartására. A válaszom az, hogy igen. Hiszen ne feledjük, a mostani helyzetben azért működik jól a digitális munkarend, mert a kollégáknak van közös offline múltja: ismerjük, értjük egymást, amely nagyrészt a hús-vér találkozásainknak köszönhető, a karantén napjaiban ebből is építkezünk. Az iroda ezzel együtt már középtávon formailag is, de a szervezet életében betöltött funkcióját tekintve is biztosan átalakul. 

Identitásépítés: Az iroda továbbra is a szervezet otthona marad, és minden eddiginél nagyobb identitásépítő szerephez jut. Az iroda lesz az állandó kapocs és találkozási pont az egyébként gyakran egyedül, otthonról dolgozó munkavállalók életében, amely összekapcsol és megteremti a valahová tartozás érzését. Az öncélú dizájnelemek helyett a forma és a tartalom összekapcsolása minden eddiginél fontosabbá válik, elvárás, hogy a tér valóban reflektáljon a használóira és a szervezeti értékekre. 

Innováció: A legjobb ötletek és az innováció sokszor a különböző területeken dolgozó kollégák kooperációjából nőnek ki, amely indulhat spontán beszélgetésekből vagy szervezetett meetupok-ból is. A formai átalakulás kapcsán már említett újfajta közösségi tereknek tehát egyfajta innovációs labor funkciót is ki kell majd szolgálniuk.

Környezetváltozás: Az első közösségi irodák a 2000-es évek közepén alakultak meg abból a célból, hogy a freelancerek kiszabadulhassanak a nappalijuk és a sarki kávézók fogságából és professzionális terekben tudjanak dolgozni, tárgyalni, szakmai kapcsolatokat építeni. A nagyvállalati bázisoknak egy kicsit másképp, de szintén lesz egyfajta coworking space funkciója a jövőben. Az iroda jelenti majd a környezetváltozást és az otthoni terekhez képesti léptékváltást, egyfajta mentális frissítőként szolgál majd. Emellett megtestesít egy kifejezetten munkavégzésre tervezett, ergonomikus és profi környezetet, amelyben az ember igazán szakembernek érezheti magát. 

Szolgáltatás: Az a fajta attitűd, hogy a munkáltató tulajdonképpen egy szolgáltató is, egyre elterjedtebbé vált a legnagyobb tehetségekért folytatott versenyben. A szervezeteknek a jövőben egy olyan miliőt kell megteremteniük, ahova a munkavállalók nem muszájból, hanem szívesen mennek be. Ahol jó lenni és ahol a hatékony munkavégzéshez minden „szolgáltatás" azonnal elérhető. A már említett kutatásunk másik fontos konklúziója, hogy az alapvető munkakörnyezeti feltételek (pl.: megfelelő fény és hőmérséklet, tisztaság) részben úgynevezett higiéniás tényezőnek minősülnek: meglétük önmagában nem okoz elégedettséget, hiányuk azonban elégedetlenséghez vezet. Részben azonban valódi motivátorként, valódi szolgáltatásként is tekinthetünk a fizikai környezetre. A „kötelező" biztosításán túl ugyanis olyan minőséget és harmóniát tudunk elérni általa, amely valódi ösztönzőként jelenik meg a tér használói számára.  

Az irodákat a járványhelyzet és annak gazdasági-társadalmi következményei átrajzolhatják tehát.  Egy dolog azonban biztosan változatlan marad. Tökéletes iroda és általános recept továbbra sem lesz. Minden esetben az aktuális egyént és szervezetet kell megértenie és a hozzájuk legjobban illeszkedő fizikai környezetet megtalálni vagy kialakítani.

Frankó Luca, pszichológus, környezetpszichológus, család-és párterapeuta jelölt 

Felhasznált irodalom:

Frankó Luca (2019): Az új generációs irodák környezetpszichológiai vonatkozásai, Doktori disszertáció (témavezető: Dr. Dúll Andrea) ELTE Pszichológiai Doktori Iskola

Frankó, L. & Dúll, A. (2019): Can the office environment be a motivator? – What makes a good enough working environment on the eve of 2020?, Periodica Polytechnica Social and Management Sciences, Onlinefirst

Szerk: Somogyi Krisztina