Elektronikus ügyintézés a Kulturális Örökségvédelmi Hivatalban
A Kulturális Örökségvédelmi Hivatal (KÖH) informatikai fejlesztésének eredményeként megvalósulhatott az elektronikus ügyintézés, így csaknem mindenfajta eljárás a számítógép előtt ülve elintézhető. A Hivatal eddig különálló rendszereinek integrációjával központi adatbázis jött létre, amelyhez immár korszerű, térinformatikai alapú nyilvántartás kapcsolódik.
„A Kulturális Örökségvédelmi Hivatal közszolgáltatásainak elektronizálása, informatikai rendszerének fejlesztése” elnevezésű projekt keretében a Hivatal a 19 nyilvántartással, műtárgyakkal és lapnyilvántartással összefüggő ügytípusa kapcsán valósította meg az e-ügyintézés és az elektronikus szolgáltatások bevezetését.
Az idén augusztusban lezárult projekttel sor kerülhet az eljárások elektronikus, részben automatizált lefolytatására, ügyfél-hivatal közötti kétirányú adatkapcsolattal, elektronikus kapcsolattartás révén. A külső és a belső ügyfelekre irányuló ügyintézési hatékonyság növekedhet, az ügykezelői időráfordítás pedig csökkenhet. Az e-ügyintézés a KÖH napi munkáját, az adatszolgáltatásokat, nyilvántartásokat, valamint a különböző hivatalos eljárásokat teszi egyszerűbbé és átláthatóbbá. Az integrált rendszerrel megszűnik az eddigi rendszerek sajátosságából adódó többes adatbevitel, javul a tárolt adatok konzisztenciája, lehetőség nyílik a több rendszert érintő lekérdezések, módosítások automatizált elvégzésére. A fejlesztés révén a munka egyszerűsödik, összehangolttá, pontosabbá válik, hiszen az eddig külön rendszerként működő iktatási, ügykezelési és nyilvántartási munkát informatikai eszközök kapcsolják össze, elkerülve azt, hogy a különböző munkatársak egymástól eltérő adatokkal dolgozzanak.
Az integráció eredményeként a hivatali munkában a közhiteles hatósági nyilvántartás adatait használják fel valós idejű lekérdezéssel, egyedi KÖH-azonosító alapján egyértelmű kapcsolatot teremtve az érintett örökségi értékkel. Ennek érdekében a nyilvántartás alapadatai megjelennek a központi intranet portál keresőjében, valamint az ügyiratkezelő és folyamatkezelő rendszerekben. Közvetlen kétirányú informatikai kapcsolat alakult ki a Nyilvántartási iroda és a Műemléki Kutató és Dokumentációs Központ (MKDK) között. A nyilvántartás központi objektum-tárat hoz létre, amelyhez az MKDK a projekt keretében megvalósuló örökségi értékek szakrendszerében fűz tudományos adatokat. A rendszeres, strukturált és kölcsönös adatátadás segít együtt látni a hatósági nyilvántartás és a tudományos kutatások eredményét.
Bevezetésre került a térinformatikai alapú nyilvántartási szakrendszer, valamint megvalósult az iratkezelő rendszer és a hivatali szakrendszerek kormányzati interoperabilitás követelményeinek eleget tevő integrációja. Az integrált informatikai rendszer az ügyintézés teljes folyamatát elektronikusan támogatja: a kérelem Általános Nyomtatványtervezővel történő kitöltésétől a hivatali kapun keresztül történő beküldésén át az érdemi döntés elkészítéséig.
Műtárgyakkal kapcsolatos ügykezelés
Az ügyfelek számára kilenc ügytípus 17 db nyomtatványa érhető el elektronikusan, azaz az ügyintézés otthonról a számítógép előtt ülve is megoldható. A kapcsolódó két nyilvántartással összefüggő ügytípus a műtárgy-nyilvántartást érintő egyedi és csoportos adatszolgáltatás, valamint műtárgy-nyilvántartást érintő Hatósági Bizonyítvány kiállítása. További hét, műtárgyakkal összefüggő ügytípus a műtárgy védetté nyilvánítása, a védettség megszüntetése, restaurálási engedélyezés, a műtárgy ideiglenes és végleges közgyűjteményi elhelyezése, a műtárgy helyszíni ellenőrzés/szemle, a védett műtárgy nyilvántartásba vétele és a védett műtárgy hozzáférhetővé tétele.
Térinformatikai alapú nyilvántartási rendszer
A térinformatika egyetlen rendszerbe integrálja a térbeli és a leíró információkat, ezzel alkalmas keretet biztosít az adatok gyors kezeléséhez. A hatályos földmérési alaptérkép, a topográfiai térképek, az ortofotók, valamint egyéb térbeli adatok részleges vagy teljes digitális formába történő átalakításával a térinformatikai módszerek lehetőséget nyújtanak a topográfiai ismeretek újszerű és célorientált elemzésére, megjelenítésére, továbbá az adatváltozások rugalmas, nyomon követhető rögzítésére. Az adatbázis hatékonyan bővíthető az örökségvédelem szakterületeinek módszereivel és technikáival is, más adatbázisokkal összekapcsolva pedig új, komplex adatbázisok létrehozására is alkalmas.
Nyilvántartással összefüggő ügytípusok
Műemlék, illetve régészeti lelőhelyek hatósági nyilvántartását érintő egyedi vagy csoportos adatszolgáltatás kiállítása és Hatósági Bizonyítvány kiállítása, valamint a nyilvántartásba történő bejegyzés (adatfelvétel, adatmódosítás, adattörlés) ügytípusokhoz kapcsolódóan 12 db nyomtatvány áll elektronikusan rendelkezésre. Az újonnan megalakult Kormányhivatalok Kulturális Örökségvédelmi Irodáinak hatósági munkáját speciálisan a céljaikra kidolgozott és egyszerűsített adatszolgáltatás segíti.
Lapnyilvántartással összefüggő ügytípusok
Az időszaki lap nyilvántartásba vétele, az időszaki lap adataiban bekövetkezett változás nyilvántartásba vétele, valamint az időszaki lap megszűnése, illetve szüneteltetése ügytípusokhoz kapcsolódóan 3 db nyomtatvány elérhető az ügyfelek számára.
Mit tegyen az ügyfél?
A KÖH honlapjáról letölthető és az általános nyomtatványkitöltővel kitölthető nyomtatványok az Ügyfélkapun küldhetőek be a Hivatalhoz.
