Irodákról másképp - Kommunikáció és koncentráció = innováció

A világ egyre bővülő gazdaságait nézve korunk gondolkodói gyakran foglalkoznak a fenntarthatóság kérdéseivel, melyeknek kiterjedt vizsgálatával törvényszerűen eljutunk az optimális munkakörülmények témaköréhez is. Dr. Zoltán Erzsébet Szeréna kutatásában a témát magyarországi nézőpontból kiindulva vizsgálja.

A fenntartható fejlődés közgazdasági aspektusait a 2009-es gazdasági válság mindinkább a figyelem középpontjába helyezte, így a munkavégzés formáit, idejét, körülményeit is. Sokan a termelékenység növelésében látták, ill. látják a kilábalás kulcsát, viszont az elmúlt évtizedek rohamosan fejlődő technológiáinak köszönhetően napjainkra az egy munkaóra alatt termelt javak a többszörösére rúgnak, mint pl. 1920-ban, amikor például Ford bevezette gyárában a 8 órás munkaidőt.

A világ vezető gazdasági hatalmainak GDP összetételét vizsgálva kiderül, hogy a XX. században a szektorok közötti megoszlás nagymértékben átrendeződött. Míg az 1920-as években az USA által termelt javak 20 százalékát a mezőgazdasági szektor adta, ez mára 2%. A tercier és kvaterner szektor termelésével szemben az ipar is alul marad, és a foglalkoztatottak számát tekintve még differenciáltabb a kép, hiszen a gépesítés miatt egyre csökken az élő munka aránya az ipari szektorban világszerte.¹

Az is tény, hogy az elmúlt három évtizedben a termelékenységi érték növekedési ütemében egyértelmű hanyatlás fedezhető fel a legtöbb OECD országban. Ezek a folyamatok a társadalmakra nézve egyre nagyobb terhet jelentenek a munkanélküliség problémáin keresztül a család háttérbe szorulásáig. Bertrand Russell már 1932-ben, a Semmittevés dicsérete c. esszégyűjteményében arról értekezik, ha mindenki csak 4 órát dolgozna, a munkanélküliség nem jelentkezne kóros mértékben (akkoriban is gazdasági válság volt), mindenki boldogabb, elégedettebb lehetne.

A legújabb adatok szerint a munkában töltött órák száma nincs egyenes arányban az ország termelékenységével és sikerességével (lásd az átlag 1400 órát dolgozó németek vs. a 2000 órát robotoló görögök)², ezért a megoldás máshol keresendő. Egyre szélesebb körben terjed az ún. „work-sharing"-et népszerűsítő elképzelés, miszerint a munkaórák csökkentésével igazságosabb, jobb munkaelosztás a munkanélküliséget redukálva versenyképesebb gazdaságot teremtene, a gazdasági javak felhasználása is egyenletesebbé válhatna.

James Vaupel, a Max Planck Intézet demográfiai kutatásokért felelős részlegének alapítója és vezetője szerint az egész társadalmat vizsgálva szerencsésebb lenne, ha mindenki csak heti 25 órát dolgozna, de akár 80 éves koráig is: a fiatalabb években több idő jutna a barátokra és a családra, sportolásra, egészségmegőrzésre, idős korban pedig nem érezné magát feleslegesnek, örülne a tartalmasan eltöltött időnek, - így az elöregedő társadalom problémája is megoldódna.³ Az elképzelésnek persze vannak vitatható pontjai, és radikális lépést ez irányban egy kormány sem tett – a franciák 35 órás munkahetet bevezető kísérlete messze elmarad a 25 órát célzó elképzelésektől – a legnagyobb ellenállás mégis talán korunk munkakultuszából fakad: egyszerűen sikk nem ráérni.

A munkamánia napjainkra betegséggé vált, a rehabilitációs programok hemzsegnek a magát teljes kiégésig hajszoló, mások által sikeresnek tekintett menedzserektől. Egyetlen munkáltatónak sem célja a legsikeresebb, legproduktívabb munkavállalóit elveszíteni, így az egészséges munka-élet egyensúly feltételeinek megteremtéséhez egyre gyakrabban az esztétikus, változatos, inspiratív munkakörnyezet biztosításában látják a megoldást. Magyarországon a tendencia még szórványos, a legsikeresebb startupok dolgoznak hasonló koncepciókkal.

A válság éveit megelőzően egyre-másra nőttek ki a földből az irodaházak, a legkülönfélébb építészeti minőségben, a használati érték, a változó munkafolyamatokhoz való rugalmas alkalmazkodás pedig kevésbé volt szempont, mint a bérbe adható négyzetméterek száma. A befektetői elvárás gyakran kimerült az adott telken a lehető legnagyobb beépítés realizálásában, az építészeti hozzáállás pedig a megrendelői igények kiszolgálásában. A gazdasági válság a fenntarthatósági szempontokra helyezte át a hangsúlyt: az épület kedvező energiamérlegén túl az egy főre jutó négyzetméterek csökkentése is céllá vált.

Ez már nem csak egyszerűen a cellás irodából az egyterűre történő váltásról szól, hisz az bizonyos feladatok esetében a munka minőségének romlását vonná maga után. A fő szempont jól működő, pozitív alternatívák kidolgozása akár a meglévő, de a mai szinten gazdaságosan már nem üzemeltethető irodaterek átstrukturálására. Ahol már felismerték a változások hatását és szerepét a munkafolyamatokra, ott egyre inkább előtérbe kerül az elmélyült, egyéni munkavégzés mellett az állandó kommunikáció fontossága, amely nem csak tervezetten, tárgyalótermekben kap helyet: az informális találkozások közben spontán alakuló beszélgetések vitathatatlanul fontos elemei az információáramlásnak, hiszen az igazán eredeti, innovatív ötletek 80%-ban ilyen helyzetekben jönnek létre.

A mai munkavállaló (főként a kvaterner szektorban) már nem röghöz kötött, bárhol és bármikor képes dolgozni. Hosszú ideig a rugalmas időbeosztásban és a távmunkában látták a megoldást, hiszen az ingázással töltött idő felszabadul, több jut a személyes igényekre, ill. az ökológiai lábnyom is mérséklődik minden egyes megspórolt kilométerrel.⁴ Marissa Ann Mayer, napjaink talán legbefolyásosabb és legsikeresebb üzletasszonya a Google-tól a Yahoo vezérigazgatói posztjába kerülve, egyik első intézkedéseként a távmunkásoknak ultimátumot adva az irodába hívta őket: az indoklás pedig a közösség, a csapatszellem, a spontán kommunikáció innovatív erejére hívta fel a figyelmet, amit nem lehet személyes, mindennapi találkozások nélkül kiaknázni.⁵ Ezt a spontán kommunikációt igyekszenek napjaink irodaépítészei tereikkel burkoltan előmozdítani.

Hogyan működnek egy alternatív, vegyes használatú iroda terei? A szakirodalom sok kifejezést ismer, amelyek közül a kezdetben a business club volt elterjedt a reptéri business lounge-okkal és az angol klubok hangulatát idéző analógiák okán, napjainkban a „smart working" vagy „mixed use" kifejezések említése talán gyakoribb. A reptéri lounge-ból átvett elem a rövid ideig használt, az elvonulásra is lehetőséget nyújtó munkahelyek típusa: itt a fő cél elsősorban a változatosság, az éppen aktuális munkafolyamathoz választható a legmegfelelőbb környezet biztosítása. A tér üzenete: jó itt lenni és dolgozni.

A klub hangulat fontos eleme a koncepciónak: egy szolid, informális környezet, izgalmas kapcsolatokkal, a hagyományos brit klubok mintájára, ahova kitüntetés tartozni. Az összetartozás közvetítése a tér szerepe – a középpontban „mi" állunk, azaz a csapat… Ezt még kiegészítheti egy zsibongó tér, ami az aktív pihenést szolgálja, de a társas kapcsolatok építésének is fontos helyszíne: a csocsó- vagy biliárdasztal a közös játékra motivál, de az együtt szurkolás élménye is közösséget kovácsol. A sikeres koncepció kulcsa a sokféleségben, a választási lehetőségek ésszerű kombinálásában rejlik. A rendszer a változatosság és az egyediség különleges kombinációja, ami nem feledkezik meg a dolgozók privátszférájáról, egyéni igényeiről sem.

A munka világa változásban van, szervezeti felépítések hierarchikussága háttérbe szorul, a munkaidő is rugalmasabbá válik. A hangsúly arra helyeződik, hogy az egyéni munkafolyamatok beilleszthetőek legyenek egy kollaboráción és kommunikáción alapuló rendszerbe. A fenntarthatóan alakítható, rugalmas szervezésű, moduláris, nyitott térrendszerű irodák jelenthetik a megoldást a tercier és kvaterner szektor produktivitási mutatóinak javításához. A széles látókörű cégek felismerték, hogy a terület használati értékének növelése nem egyszerűen a munkaállomások besűrítését jelenti, hiszen azzal a zavaró körülmények erősödnének, a koncentráció csökken, a konzekvenciák inkább negatívak. Annak ellenére, hogy a business club sok mindenben hasonlít egy egyterű irodához, alapvető eltérései mind a munkáltatók, mind a munkavállalók számára vonzóvá, szerethetővé teszi. Változatos elemei mind a csapatmunka, mind az elmélyült, koncentrációt igénylő kutatómunka, mind pedig a rutinfeladatok elvégzéséhez megfelelő környezetet biztosítanak.

Mit jelent ez a gyakorlatban? A terület-kihasználás hatékonysága abból fakad, hogy senki nem rendelkezik „saját" asztallal, mindig az aznapi feladatok tükrében választja ki a helyét, sőt ez napközben is változhat. A személyesség hiányát bár lehet kifogásolni, pozitív hozadéka az ún. „clean desk effect", azaz tiszta asztal: nem lehet jegyzeteket, aktákat az asztalon hagyni, hiszen másnap senki nem ott folytatja, ahol előző nap abbahagyta a munkát. A személyes akták, hordozható telefon stb. egy központi helyen található, zárható tároló rendszerben kapnak helyet, - innen egy kis kofferrel, vagy speciálisan erre a célra fejlesztett konténerrel mozgathatók az iroda területén.

A koncepció működésének alapfeltétele a körültekintően megtervezett információtechnikai rendszer, amely biztosítja, hogy bárhonnan, bármikor hozzáférhetőek legyenek a munkavégzéshez szükséges fájlok, adatok. A helymegtakarítás ezekből még nem is következne egyértelműen, de a törekvés, hogy az üzleti és magánügyből adódó távollétek alatti üresjáratokat csökkentsék, merész lépést generált. Az csak ritkán tűnik ellentmondásosnak, hogy az irodán belül a menedzsment számára fenntartott terület általában a legnagyobb, időarányosan mégis a legkevesebbet használják – hisz a céget képviselik, kiküldetésben vagy a tárgyaló teremben vannak. A koncepció sikerességének legfontosabb lépése talán abban van, ha a főnökség is lemond zárható irodájának érinthetetlenségéről, és pl. ezeket a helyiségeket elérhetővé teszik kisebb megbeszélések helyszínéül.

Ahol rendelkeznek kimutatással a dolgozók jelenlétéről, ott egyértelműen látható, hogy egyszerre 70% feletti kihasználtság ritkán van egy nagyobb szervezet mindennapjaiban. A non-territoriális irodaszervezetek esetében ezért a teljes értékű munkaállomások száma általában csak az összlétszám 75-80%-a. Arra az esetre, ha mégis minden alkalmazott egyszerre lenne jelen, akkor sincs nagy probléma, a rövidtávú munkavégzés különféle elemei között szabadon válogathatnak. Az olyan helyek ugyanis, ahol csak egy laptoppal fér el kényelmesen az ember (azaz nem áll legalább 1,28 négyzetméternyi munkaterület rendelkezésre), az érvényben lévő rendeletek szerint nem minősíthetők teljes értékű munkaállomásnak, ennek ellenére, ha nem is huzamos ideig, de munkavégzésre alkalmasak.

A felsorolt lépésekkel csökkenthető a kihasználatlan négyzetméterek száma, kisebb az ökológiai lábnyom, mégis a szokványostól eltérő kialakítás a termelékenység, a dolgozói elégedettség szintjén is mérhető. Kudarcba jellemzően akkor fordul, ha a vezetőség nem jár el példamutatóan, nem adja fel privilégiumait és nem kapcsolódik be aktívan a közösségi életbe, akkor elmarad az a szellemi pezsgés, amit elvárnának. Talán ezért is marad még egy ideig a fiatalos startupok preferált működési formája (a svájci CTI, innovációt támogató társaság kiadványában kiemelten ajánlja patronált vállalkozásai számára a business club sémát).

A vegyes használatú irodatér sémája:

Nem szabad megfeledkeznünk arról a tényről, hogy az irodai munka kb. 80%-a még évtizedek múlva is a ma már álló épületekben zajlik majd. Egy kutatás keretében azt vizsgáljuk, hogy mennyiben lehet ezt a koncepciót a mára használati értékükben megkopott, az 50-es, 60-as, 70-es években emelt különféle típusú irodaépületek esetében alkalmazni. Ezek gyakran előregyártott, kötött, moduláris rendszere (előszeretettel alkalmazták például az UNIVÁZ rendszert), a viszonylag kis fesztávok, alacsony szintmagasságok érdekes kihívást jelentenek egy tágas terekre alapozott koncepció megvalósíthatóságában. A nagy magyar tervezővállalatok idejében épült igazgatási épületek építészeti minősége jórészt megkérdőjelezhetetlen, megbecsülésük mégis megkopott, ami egyrészt a magas üzemeltetési költségeknek, másrészt a munkafolyamatokat kevéssé támogató rendszerüknek köszönhető.

Az elkövetkező egy évben célunk, hogy minél több épülettípus esetében bemutassuk egy-egy alternatív munkakörnyezet lehetséges koncepcióját, hiszen a fenntartható fejlődés szem előtt tartásával nem megengedhető, hogy minden, mára elavultnak tűnő épületet elbontsunk, hogy építészeti „hurrá optimizmusunk" jegyében újabbakat emeljünk annak reményében, hogy 20-30-50 év múlva nem tekintenek rájuk ugyanígy nyűgként használóik. A felvetés, hogy eleve rövidebb életciklusra építsünk pl. könnyűszerkezetekkel, mint ahogy azt sok esetben az USA-ban teszik, - nagy léptékű épületek esetében is, - szintén megérne egy gondolatot, de Európában talán a történeti hagyományok miatt is idegen egy olyan hozzáállás, hogy ne az utókornak építsünk, a magunk emlékezetére.

Zoltán Erzsébet Szeréna

A kutatás a TÁMOP-4.2.4.A/2-11/1-2012-0001 azonosító számú Nemzeti Kiválóság Program – Hazai hallgatói, illetve kutatói személyi támogatást biztosító rendszer kidolgozása és működtetése konvergencia program című kiemelt projekt keretében zajlott. A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósul meg.

1 http://www.bbc.co.uk/schools/gcsebitesize/geography/economic_change/characteristics_industry_rev1.shtml

2 http://www.economist.com/blogs/freeexchange/2013/09/working-hours

3 http://www.fastcompany.com/3015567/the-25-hour-work-week-and-other-radical-ideas-for-better-employee-productivity

4 http://www.huddle.com/blog/reduce-your-carbon-footprint/

5 http://www.businessinsider.com/yahoo-working-from-home-memo-2013-2