”Élő iroda”, avagy mitől lépünk be örömmel egy munkahelyre?

A Hermann Millernél a terek megértése és a tárgyak szerepének meghatározása a fő cél. Ehhez alkották meg a Living Office programot, amelyben az eredményesebb munkakörnyezet kialakítására helyezték a hangsúlyt. Mark Catchlove erről beszélt a Design Héten elhangzott előadásában.

A terek az emberekről szólnak. Szükségünk van rájuk, ugyanakkor minden, amit magunk körül látunk és tapasztalunk a tárgyak összessége, a tereket is tárgyak határolják le. A Hermann Millernél ezért tűzték ki célul a terek megértését és a tárgyak szerepének meghatározását a mindennapjainkban.

Fontos, hogy foglalkozzunk a terekkel, hogy nagy hangsúlyt kapjon a környezetpszichológia. Napjainkban olyan helyekre van szükség, ahol a közösség részei lehetünk, de emellett olyanokra is, ahová elvonulhatunk, bár az irodák ritkán teljesítik mindkét kívánalmat. Az üzleti élet egyik legfontosabb hajtóerejét az alkalmazottak jelentik, azonban ahhoz, hogy teljes értékű munkát végezhessenek, a cégeknek olyan munkahelyet kell számukra biztosítani, ahol örömmel dolgozhatnak.

Az elmúlt évtizedek kulturális és technológiai változásai a munkahelyek újragondolásának szükségét hozták magukkal. Sokat változtak és napjainkban is intenzíven változnak a munkafolyamatok, a munkavállalók elvárásai, valamint a rendelkezésre álló eszközök és lehetőségek, mindeközben sorra jelennek meg új munkavégzési és együttműködési formák. Ezzel együtt változunk mi magunk is, ami visszahat a minket körülvevő környezetre: igényeinkhez, elvárásainkhoz formáljuk.

A Herman Miller korunk kiemelkedő kutatóival és tervezőivel karöltve azon dolgozik, hogy minél jobban megértse az emberi természetet – hogyan gondolkodunk, mi motivál bennünket, hogyan hozunk létre új dolgokat. Ezek eredményeként alkották meg koncepciójukat, amely inspiratív és reszponzív munkakörnyezet kialakításában támogatja a vállalkozásokat. Ez az egyéni és közösségi érdekeket közös nevezőre hozva lehetővé teszi a stratégiai célok megvalósítását nemcsak a jelenben, de a jövő munkavállalói generációjának színre lépésénél is.

A kérdés tehát az, hogy hogyan lehet jó irodát csinálni? A jó iroda ugyanis jobb munkát eredményez. Tudjuk, ehhez nagyon fontosak a bútorok, de mi az, ami még elmaradhatatlan a jó munkakörnyezet létrehozásához? Az irodák szerkezetének megválasztása. A design lényege, hogy az embereket „megtalálja", ez akkor történhet meg, ha "többnek" érzik magukat tőle - de ez mint tudjuk, szubjektív. 

Érdemes elgondolkodni azon, hogy hol járunk amikor/amitől ötleteket kapunk? A Herman Miller arra jutott ennek vizsgálata során, hogy szinte senki sem az íróasztalánál kap ihletet. Átmeneti, izgalmas helyekre van hozzá szükség.

A Living Office egy keretfogalom, ami az összes olyan kutatást tömöríti, amely az eredményesebb munkakörnyezet kialakítására koncentrál. Az „Élő Iroda" program az új munkakultúra tudományos vizsgálatán alapuló gyakorlati megoldásokat keres a munkafolyamatok, eszközök és terek újraértelmezésének segítségével. Alkalmazásával olyan sokszínű térszerkezet hozható létre, amit specifikus, ugyanakkor az aktuális igények szerint formálható zónák alkotnak.
A fizikai és a virtuális világ egyszerre van jelen a munkahelyeken. Ma bárki képes kapcsolatot létesíteni más emberekkel, információval, ötlettel vagy technológiával. Az ötletek, termékek és maguk a cégek életciklusa is egyre változik, évtizedekről évekre, de akár percekről a másodperc töredékére is csökkenhet. Ezért lett a gazdasági élet legfontosabb fogalma mára a „connection".

]

Az új környezet létrejöttével együtt elmosódtak a határok az egyén és szervezet tradicionális szerepei között, a kreativitás és produktivitás hangsúlya egyre inkább demokratikussá tette a munkahelyeket. A cégek menedzsmentje nagyon megváltozott, közel sem annyira hierarchikus. Sokkal több dolog befolyásolja ma a munkát, a munkahelyeket, mint akár 15 évvel ezelőtt. Ennek megfelelően az új munkakörnyezetet, valamint magát a Living Office koncepciót is 4 lényegi elem táplálja: a kapcsolatteremtés, a kreativitás, a produktivitás és a fellendülés.

Kutatási eredmények alapján a modern munkakörnyezetben a munka iránti szenvedély és profit közti dinamikus egyensúlyi állapot magasabb teljesítményszintet eredményez, valamint értéket teremt mind egyéni, mind szervezeti szinten. A négy egymást erősítő elem egyidejű megvalósulása által jöhet létre egy általános fellendülés.

E folyamatban rendkívül fontos szerepet kap az úgynevezett fenntartható elkötelezettség, vagyis az akarat és képesség, hogy az elvárások fölé emelkedjünk és valóban kötődni tudjunk munkahelyünkhöz. Ennek intenzitása 3 ponton mérhető:

• elkötelezettség: motiváltság a közös célok elérésében,
• szabad mozgástér: munkakörnyezet, mely minden területen támogatja a produktivitást,
• energikusság: munkaélmény

Sokat számítanak az elhelyezések, de legalább annyit az otthonosság is. Apróságnak tűnik, de amennyire lehet, el kell rejteni a műszaki dolgokat, mert nyomasztóan hatnak a dolgozókra.

Kétségtelen, hogy a munkavégzés metódusai megváltoztak. A munkavállalók a globalizációnak köszönhetően sokkal kevesebb időt töltenek nemcsak a saját munkaállomásuknál, de munkahelyükön is, ezáltal a munkaállomások az idő 60%-ban kihasználatlanok, a privát irodák esetében ez a mutató a 77%-ot is elérheti. Az emberek üresnek érzik a munkahelyüket, hiányzik a hagyományos értelemben vett közösség, ezért akadozik az együttműködés és az információáramlás, ami csökkenti a termelékenységet. A Hermann Miller megoldási javaslata a saját asztalok megszűntetése, jobb megosztani ezeket (amire jó párhuzam az egyetemek működése). A régi városok szerkezete lehetőséget ad a kapcsolatokra a csomópontok révén, az irodákat is ilyenné kell tenni.

Közvéleménykutatások bizonyítják, hogy az „Élő Iroda" elveit adaptáló munkahelyeken az emberek 27%-a érzi úgy, hogy jobban megbecsülik, 23%-a hatékonyabban képes végezni feladatait, 19%-a pedig erősebbnek érzi a cégen belüli kommunikációt.

Az együttműködés segíti leginkább a munkafolyamatok összehangolását, ez az, ami leginkább az innováció irányába mozdít. A hatékony munkahelyi együttműködés létrehozása érdekében a Herman Miller összeállított egy listát azon munkavégzési folyamatokról, melyek a mai irodai környezetben megjelennek és a jövőben még hangsúlyosabbak lesznek.

A lista 7 társas tevékenységet tartalmaz, melyek az együttműködésre helyezik a hangsúlyt. Az információ akadálymentes áramlása nélkülözhetetlen a zavartalan munkavégzéshez. Minél változatosabb tereket teremtünk az információcseréhez, annál gyorsabban születhetnek új ötletek.

A lista emellett 3 egyéni tevékenységet is felsorol, melyek a koncentráció, valamint az önmagunkra fordított idő fontosságára mutatnak rá, mert egy mai munkahelyen meg kell adni a lehetőséget az elvonulásra is.

A Herman Miller szerint alapvetően 10 fajta interakció zajlik az emberek között:

Társas tevékenységek

• Bemelegítés/levezetés (Warm Up, Cool Down)
• Csevegés (Chat)
• Megosztás és meghódítás (Divide & Conquer)
• Rögtönzött megbeszélés (Huddle)
• Mutatni és elmondani (Show & Tell)
• Megvitatás (Converse)
• Együttműködés (Co-create)

Egyéni tevékenységek

• Alkotás (Create)
• Pihentető foglalatosság (Contemplate)
• Feldolgozás és reakció (Process & Respond)

A munkahelyet olyanná kell tenni, hogy örömmel lépjünk be oda, mert ez a „jólétünk motorja" (Engine of prosperity). Alapvetően ebben a kérdésben A Herman Miller nem a Google-féle megoldást pártolja, ahogyan Mark Cathlove fogalmazott: „a pingpongtól nem lesz sikeres a cég, de nem baj ha van."

A munkakörnyezet megtervezésénél az a legfontosabb szempont, hogy ne általánosítsunk, vizsgáljuk meg, hogy az adott munkahelyen a fenti tevékenységek milyen mértékben vannak jelen, s ennek megfelelően válasszuk meg a különböző térszerkezeteket. „The next big thing isn’t for you" – summázta előadásában Mark Catchlove, azaz hiába találjuk megnyerőnek egy bizonyos vállalat irodáját, egyáltalán nem biztos, hogy az nálunk is ugyanolyan hatékony lenne. Ez az oka annak, hogy a Living Office program az egyénekből indul ki és olyan munkakörnyezet kialakítását szorgalmazza, amely a munkavállalóknak szabadságot és választási lehetőséget ad.

Móré Levente