A dokumentálás tényleg csak plusz költségeket jelent?

Ez így nem feltétlenül igaz. Mondjuk inkább azt, hogy azt is. Valakinek meg kell fizetnie a projekttel kapcsolatos dokumentáció elkészítésének az árát. Ezért aztán nem mindegy, ki az, akinek állnia kell a számlát. Az Océ Account Center összegyűjti, rendezi, és kérésre exportálja az adatokat más szoftverek, akár közvetlenül a számlázó alkalmazás felé.

Ez így nem feltétlenül igaz. Mondjuk inkább azt, hogy azt is. Valakinek meg kell fizetnie a projekttel kapcsolatos dokumentáció elkészítésének az árát. Ez pedig elég borsos, akár milliós nagyságrendű is lehet egy-egy nagyobb építkezés, projekt során. Ezért aztán nem mindegy, ki az, akinek állnia kell a számlát.

Egy építőipari projekt során számtalanszor kell a dokumentációt módosítani, aztán ismételten sokszorosítani, elküldeni az érintetteknek. Ember legyen a talpán, aki segítség nélkül képes számon tartani, hány rajz készült el, azokról hány másolatot csináltak, és kinek is készültek a dokumentumok. Így szinte biztos, hogy a dokumentálás kizárólag a tervező, kivitelező költségeit növeli.

Van azonban más megoldás is. Egy olyan megoldás, amivel ezek a költségek bevétellé alakíthatóak. Hogy hogyan? A válasz szinte mindenki számára egyértelmű, tovább kell számlázni a megrendelő felé! De hogyan, ha nem tudjuk, mit számlázzunk? Ha nem tudjuk, mennyit dokumentáltunk? Tehát a megoldás a dokumentálás nyomon követésében rejlik.

És itt kezd a dolog bonyolulttá válni. Különösen akkor, ha a dokumentáló maga végzi el a rajzok sokszorosítását. Aki szolgáltatóhoz, „copyshop"-ba jár, némileg jobb helyzetben van, a szolgáltatók egy része viszonylag pontos kimutatást - nem csak egy számlát - készít az elvégzett munkáról, ami alapja lehet a dokumentációs költségek behajtásának. De az a tervezőintézet, aki maga végzi ezt a munkát, nem feltétlenül azzal akarja az idejét tölteni, hogy összegzi, majd projektekre leosztja a nem egyszer sok ezer lapra rúgó dokumentációt. Ez nagyon sok időt emészt fel, így sokba is kerül.

Szóval a járható út az, ha ezt – mármint a dokumentálás nyomon követését – automatizálni tudjuk. És persze tudjuk, hiszen egy valós piaci igényre gyorsan megszületik a válasz. Az Océ által kifejlesztett Océ Account Center alkalmazás ezt a feladatot oldja meg. Automatizálja a dokumentum-készítés ellenőrzését, a rajzok, nyomatok számontartását.

A felhasználó meghatározhatja, hogy milyen elvek alapján történjék a rögzítés, kik legyenek a költségviselők. Lehetnek azok az egyes projektek, a megrendelők, vagy maguk a tervezők. A szoftver biztosítja a pontos költségelosztást, hiszen nyomatokat, másolatokat, szkenneléseket csak akkor enged elvégezni, ha a felhasználó előtte megnevezi a költségviselőt.

Az eredmény a költségek pontos, költségviselőnkénti rögzítése, ami már megfelelő alap ezen ráfordítások kiszámlázására. Az Océ Account Center összegyűjti, rendezi, és kérésre exportálja az adatokat más szoftverek, akár közvetlenül a számlázó alkalmazás felé. Természetesen a szoftver megannyi berendezésen egyidejűleg figyelheti a munkát, és könnyen kezelhető, magyar nyelvű kezelőfelületének köszönhetően egyszerű megoldást ad a költségfigyelésre. Segítségével költségeit bevétellé alakíthatja! További információkat az Océ Account Center alkalmazásról itt talál.

 

 

www.oce.hu

 

 

(x)