Építészirodából profi vállalkozás

Egy építésziroda alapítója nagyon szereti a szakmáját, korábban azt tanulta, és örömmel végzi. Szerencsére az iroda megbízásai gyarapodnak, egyre több a feladat, újabb és újabb munkatársakkal növekszik a cég. Minden jól megy, de a vezető azon kapja magát, hogy egyre kevesebb ideje marad az építészetre, és egyre többet kell a vállalkozás vezetésével törődnie. Ismerős? Boér Tamás összefoglalója segít kiigazodni a helyzetben.

Az Építészfórum által szervezett Praxismodellek szemináriumok során ugyanazt az általános vállalkozói tapasztalatot hallottam az építészirodák vezetőitől, mint korábban már megannyi kisvállalkozás esetében: az alapítótulajdonos nagyon szereti a szakmáját, korábban azt tanulta, és örömmel végzi. Valamilyen módon megbízásokhoz jut, majd ezekre építve indít egy vállalkozást. A megbízások számának növekedésével egyre több munkája lesz, ezért embereket kell felvennie. Egy idő után azt tapasztalja, hogy egy vállalkozást vezetni kell: a munkát meg kell szervezni, a kollégákat motiválni kell, konfliktusokat kell kezelni, az ügyfelekkel is kell foglalkozni, gondoskodni kell a számítógépek karbantartásáról, költözés esetén irodahelyiséget kell találni. Mindennek a tetejébe, ha a korábban könnyen érkező megbízások elapadnak, rádöbben, hogy tudatosan kell értékesíteni is. Az építészi tudása és képességei mellett a vállalkozásfejlesztési kompetenciáiban is fejlődnie kell. Jelen írás ebben ad néhány támpontot az építészirodák vezetőinek.

Milyen vállalkozásfejlesztési kompetenciákról is van szó? A vállalkozásfejlesztési kompetenciák hosszú sorából ebben az írásban csak a legmagasabb szintű és ezzel együtt a leggyakrabban elhanyagolt kompetenciákról szeretnék írni.

Küldetés

A küldetés arra a kérdésre adja meg a választ, hogy „Mi a létezésünk értelme?" Mi az, ami, ha nem teljesül, akkor értelmét veszti az egész vállalkozás gondolata? Egyszerűnek tűnik egy építésziroda „megnyitása", de a hosszú távon tartós eredményekhez lelki értelemben érdemes mélyebbre nyúlnia a cégalapítónak.

Ennek legelső lépése feltenni a következő kérdést: miért? Miért nyissak egy építészirodát? Miért vállaljak megbízásokat? Egyáltalán, miért foglalkozzam az építészettel? Miért csináljam azt, amit csinálni tervezek? Mi az értelme az egésznek?

Javasolt gyakorlat a cégvezetőnek: szánjon önmagára egy órát teljes csendben, a környezetet kizárva (mobiltelefont kikapcsolni, laptopot lezárni, ajtót becsukni), és írásban (papíron, írószerrel) írjon annyi választ, amennyi csak eszébe jut, a fenti kérdés(ek)re. Addig írjon, amíg el nem jut egy vagy két nagyon motiváló válaszhoz. Éreznie kell, hogy az adott válasz, ami kibukik a válaszok írása közben, az nagyon mélyről jön. Éreznie kell, hogy az adott válaszra szinte kiáltást hall a lelkéből: „ezaz"!

Jövőkép

Ha megvan a nagyon jól megalapozott válasz a miértre, akkor foglalkozni kell a jövőképpel is. A jövőkép a "Hová?" kérdésre ad választ.

Ez nem más, mint a távolabbi jövőről alkotott elképzelés, aminek nagyon fontos tulajdonsága, hogy erős érzelmi töltetettel párosul. Az erős érzelmi töltet egy késztetés, hogy „oda akarok eljutni". A jövőkép egy motiváló hajtó-, vagy húzóerő.

A jövőkép másik fontos tulajdonsága, hogy nincs határideje - olyan, mint a napkeleti bölcseknek a betlehemi csillag. Mindig látható, mindig jelen van, mindig utat mutat. Kevésbé fontos, hogy mikorra érem el, mint az, hogy valamikor elérjem. Még ha távoli is, mélységes értelme van. (Mint például Nelson Mandela számára a feketék jogegyenlősége 28 börtönben töltött év ellenére is.)

Értékrend

Szintén fontos eleme egy jól működő vállalkozásnak az értékrendje. Ez természetesen szorosan összefügg a tulajdonos-alapító értékrendjével, de a jelentősége a vállalkozás, mint szervezet megfelelő működésének a biztosítása.

Az értékrend arra a kérdésre ad választ, hogy mi fontos számunkra? Melyek a döntéseinket befolyásoló támpontok? Mi az, amire igent, és mi az, amire határozottan nemet mondunk? Az értékrend fontossága abban rejlik, hogy a jól meghatározott, erős értékrend erős motivációt eredményez.

Szintén értékrendi egyezőségen múlik az, hogy emberek tudnak-e együtt dolgozni egy vállalkozásban, vagy sem. Erősen eltérő értékrendű emberek számtalan konfliktussal kényszerülnek szembenézni, ezért jobb időben tisztázni, hogy mi a vállalkozás deklarált értékrendje, és ezzel az egyes munkatársak mennyire tudnak azonosulni.

Vigyázat! Kevés dolog tud a munkatársak számára demotiválóbb lenni annál, amikor azt látják, hogy maga a cégvezető vagy tulajdonos egyes döntéseknél nem veszi figyelembe a deklarált értékrendet. A vállalkozásban deklarált, és a cégtulajdonos, vagy első számú vezető által valóságosan megélt értékrend azonossága ugyanakkor nagyon nagy – pozitív - erővel hat az egész szervezetre.
Mielőtt leérnénk a vállalkozás operatív szintjére, még egy rendkívül fontos elemét meg kell határozni: a stratégiát.

Stratégia

A stratégia fontossága abban rejlik, hogy lehetővé teszi a jövőkép elérését. Sőt, bármilyen jövőképre igaz az, hogy jól átgondolt stratégia nélkül nem valósítható meg. A stratégia arra az alapvető kérdésre ad választ, hogy hogyan?

Részletesebben, egy stratégia a következő kérdésekre ad választ:

• mi az, amin a jövőkép elérése áll vagy bukik?
• mi az, ami kulcs- (vagy stratégiai) fontosságú a jövőkép elérése szempontjából?
• mi az a magas szintű elképzelés (koncepció), mely mentén haladva a jövőképet meg tudjuk valósítani?
• melyek a legfőbb prioritásaink?
• mire kell fókuszálnunk elsősorban?
• mihez kell több erőforrást hozzárendelnünk?

Az én definícióm a stratégiára a következő: a stratégia azon elvek, módszerek, technikák és eszközök egyedi kombinációja, amely a lehető legnagyobb valószínűséggel elérhetővé teszi a jövőképet. 

Ebben két dolog hangsúlyos: az egyik az, hogy egyedi. A stratégia azért egyedi kombinációja az elveknek, módszereknek, technikáknak és eszközöknek, mert minden vállalkozás és a vezető által kigondolt jövőkép is egyedi. Egy stratégiát nem lehet tömeggyártásban sokszorosítani, és egy az egyben alkalmazni. Minden vállalkozás a saját, egyedi helyzetének megfelelő egyedi stratégiáját kell, hogy kidolgozza a távolabbi siker, a jövőkép érdekében.

A másik hangsúlyos pont az, hogy a lehető legnagyobb valószínűséggel teszi elérhetővé a jövőképet. Egy jövőkép eléggé grandiózus, eléggé távoli ahhoz, hogy sem időben, sem erőforrásban ne lehessen pontosan belátni. Éppen ezért kell hozzárendelni egy egyedi stratégiát, amelynek mentén a cégvezető úgy ítéli meg, hogy a jövőkép a lehető legnagyobb valószínűséggel megvalósítható.
A stratégia eredménye egy vagy több stratégiai cél. A stratégiai célok képezik az operatív tervezés kiindulópontját, az operatív munka eredménye pedig nem csak a mindennapi ügymenet biztosítása, hanem a stratégiai célok elérése is.

Közhely, hogy egy felső vezetőnek (még egy kis létszámú vállalkozásban is) elsősorban stratégiai dolgokkal kell foglalkoznia. Egy vállalkozás hosszútávú sikeréhez a felsorolt négy elem - küldetés, jövőkép, értékrend, stratégia - megléte kritikus. Ezek meghatározása, folyamatos vizsgálata, és kommunikálása az egyik legfontosabb vállalkozásépítési kompetenciája egy építésziroda vezetőjének is.

Boér Tamás