A jövő irodája – 20 év távlatából

Renata Sias, az olasz irodatervezésre, irodaberendezésre szakosodott olasz magazin, az Ufficiostile főszerkesztőjének kitekintése, múltból a jövőbe.  

Renata Sias 20 éve tartott előadást Future@Work címmel az akkori Office magazin által szervezett konferencián, ahol azt elemezte: milyen is lesz a jövő irodája? Tanulságos visszatekinteni mi is valósult meg az akkor elhangzottakból és mi az, ami még ma is aktuális és a következő években is jellemezni fogja az irodákat? 
Renata 2001-ben digitális kapitalizmusnak nevezte az új típusú gazdaság korát, amelyben a kommunikáció és a technológia integrálódik. Ez a kreativitás és a termelékenység magasabb színtű igényét támasztja a cégek felé. A munka világa megváltozik, többé nem a munkalapra került pecsétek jelzik a munkaidőt és a munkavégzés helye sem korlátozódik az irodára vagy az íróasztalra. Az új technológiák új munkamódszereket hoznak, amelyek következtében a munkaidő és a szabadidő közti határ elmosódik, bárhol és bármikor lehet dolgozni.

„És az iroda mégsem tűnik el, nem is fog soha eltűnni! – hangsúlyozta Renata 2001 novemberében. „Ellenben az identitása megváltozik és más értéket képvisel, hogy megfeleljen a vállalatok új szervezeti felépítése által támasztott igényeknek. A szervezetek egyre kevésbé lesznek hierarchikusak, egyre inkább a csapatmunkára fognak épülni, ahol a dolgozók közös projekteken és közös célokért dolgoznak." Ma visszatekintve az elmúlt 20 évre biztosan állíthatjuk, hogy a projektalapú munkavégzés, a
kollaboráció jelentősége megnőtt az elmúlt két évtizedben, megváltoztatva az iroda munkavégzés kultúráját és az iroda berendezését.

Renata Sias szerint a munka körülményeit négy tényező alakítja: a technológia, az építészet, a szervezet és az ember. Azóta persze megtapasztaltunk egy sajnálatos új tényezőt, a pandémiát is, amely még jobban felborította a meglévő struktúrákat. A főszerkesztő 20 évvel ezelőtt a következőt mondta: „A minket körülvevő világot – az irodát is – egy folytonosan mozgó hálóként képzeljük el. A hálónak nincsen középpontja és folyton mozgó, helyet változtató egyénekből áll. A háló sikere sosem egyéni, hanem minden esetben csapatmunka eredménye."

Az iroda, mint közösségi helyszín – Community Office
Renata példaként említette a neves Harvard Business Review 1984-ben megjelent cikkét, amely akkoriban mélyen megdöbbentette a munkakörnyezetet tanulmányozó szakembereket. A cikk új irányzat kezdetét jelentette a munkahelyi térszervezésben, a két kutató, Philip Stone és Robert Luchetti nevével fémjelzett „Your office is where you are" irányzatát. Először az „activity based office" alapjait fektették le, azt állítva, hogy nincs értelme annak, hogy minden dolgozónak saját íróasztala legyen, a munkahelyet egy adott tevékenységhez és nem személyhez kell kötni.

Beköszönt a nomád, megosztott munkahely kora: a shared desk vagy hot desk. Ez a tendencia meg is valósult, egészen a világjárvány kitöréséig, amikor már kevésbé akarnak a munkavállalók másokkal osztozni az íróasztalon vagy görgős széken. Ami viszont ma, 2022-ben is aktuális, Luchetti egyik előadásának a következő címet adta: „Our office is where We are". Ugye ez már egyértelműen a 21. századba vezet, ugyanúgy ahogy a csapatmunka, amelyet Luchetti a kreativitás fő forrásának nevez. „Az új korszakban magának a munkának a természete változik meg; az új technológiáknak köszönhetően a munka kilép a tér és az idő szabta korlátok közül, eltörölve a szabadidő és a munkaidő közti éles határvonalat. Ebben a korszakban az iroda igazi jelentősége, hogy helyet ad a személyes találkozók, a szakmai megbeszélések számára. Az iroda célja tehát, hogy lehetővé tegye a formális és informális interakciót…" Renata Sias szavai ma is aktuálisak, hiszen a pandémia miatti kényszer „home office" jelentősen megnövelte az iroda, mint közösségi tér szerepét, ahol az otthon töltött időt felváltja az irodai kollaboráció. 

Az iroda megváltozik: a clustering modell
Az elmúlt években egyre inkább elterjedt agilis munkavégzés két évtizeddel ezelőtti modellje a „clustering", ahol a cégek jól felszerelt, de kisebb kiterjedésű fizikai teret alakítottak ki a kikapcsolódást szolgáló tárgyakkal és bútorokkal. Az irodatér alkalmazkodó, „space on demand", azaz a tevékenységnek megfelelően rugalmasan alakítható. Ugye mennyire megfelel ez a mostani agilis bútoroknak, amelyek a munkavégzés többféle formáját is kiszolgálják az egyéni fókuszmunkától a kollaborációig?

Renata 2001-ben azt vetítette előre, hogy a cégek már nem „munkatartályok" lesznek, hanem egyre inkább azt várják el az alkalmazottjaiktól, hogy kreatív, gondolkodó emberekként, szabadúszóként viselkedjenek. Kiemelte: „nem szabad a taylori logika csapdájába sem esnünk, azt gondolva, hogy a dolgozó termelékenységének növekedéséhez elegendő csupán a fizikai munkakörülmények javítása. Célunk, hogy olyan környezetet teremtsünk, amely hozzájárul a dolgozók jó közérzetéhez, növeli a kohézió erejét és ezáltal hozzájárul a hatékonyság növeléséhez." Ez utóbbi pedig már egyértelmű üzenet a múltból a WELL minősített irodák irányába.