Mire jó az irodahasználati elemzés?

Már egyre többször találkozunk az „irodahasználati elemzés" kifejezéssel a magyar irodapiacon is, mégsem magától értetődő, hogy kiknek és milyen helyzetekben lehet hasznos egy ilyen felmérés. Nemrég egy ilyen elemzésre lehetett pályázni az irodabútor forgalmazó Ahrend Hungary és a munkatér tanácsadással foglalkozó ReSearch Consultancy közös szervezésében. A tanulságokat a pályázat nyertesének, a Deutsche Telekom IT Solutions Hungarynak példáján keresztül mutatják be. 

Szemléletes példa, ha a saját otthonunkra gondolunk. Mindannyian más-más helyen lakunk: más műszaki adottságokkal rendelkező épületben, több-kevesebb családtaggal, eltérő nagyságú tereket engedhetünk meg magunknak, különböző szokásaink vannak az otthon használatát illetően, ráadásul eltérő ízléssel is rendezzük be azokat. Ahány ház… szokták mondani.

Amikor pedig költözünk, átalakítunk, tervezetten végzünk egy karbantartást vagy megváltoznak az otthoni szokásaink – mert pl. felnőnek a gyerekek és megnő a fürdőszobánk leterheltsége, vagy egy vírushelyzetnek köszönhetően huzamosabban is otthonról kényszerülünk dolgozni – részletesebben is átgondoljuk, hogy ki, mire és hogyan akarja majd az ingatlant használni. Illetve kiszámoljuk, hogy ennek kialakítására és fenntartására milyen költségkeret áll rendelkezésünkre, majd ezek alapján készítettünk egy ki- vagy átalakítási tervet.
Ezt a komplex előkészítő elemzést kell a szervezeteknél is elvégezni ahhoz, hogy a vállalatok az éppen aktuális körülményeknek és a dolgozóik valós igényeinek megfelelő munkaterekben dolgozhassanak a lehető leghatékonyabb módon. Ez a komplex elemzés az irodahasználati elemzés, az angol workplace analysis magyar megfelelője.

Nemrég egy ilyen elemzésre lehetett pályázni az irodabútor forgalmazó Ahrend Hungary és a munkatér tanácsadással foglalkozó ReSearch Consultancy közös szervezésében.

Olyan elkötelezett szervezeteket és vezetőket kerestünk, akik az irodára nemcsak, mint a munkavégzés helyére vagy egy fix költségtényezőre tekintenek. A beérkezett pályázatok között számos különböző profilú cég szerepelt, az IT szektortól kezdve a tervező cégen át a munkaközvetítőig. A beérkezett pályázatok értékelésnél azt is figyelembe vettük, hogy az adott pályázó cég felsővezetése mennyire elkötelezett a téma iránt, hiszen akkor lehet valóban eredményes ez az elemzés, ha azt a vezetők is maximálisan támogatják.

A nyertes végül a Deutsche Telekom IT Solutions Hungary lett, akik a Covid után aktívan törekedtek arra, hogy feltérképezzék az irodában rejlő lehetőséget annak érdekében, hogy igazodni tudjanak a hibrid munkavégzés feltételeihez. Emellett szerettek volna további lehetőségeket felkutatni ahhoz, hogy dolgozóiknak egy inspiráló munkakörnyezetet tudjunk létrehozni.

Többször kihangsúlyozzátok, hogy nincsenek egységes irodapiaci trendek. Az új trend maga az egyediség, az igényre szabottság. Mégis, hogy álltok neki egy ilyen felmérésnek? Hogy zajlott a projekt a nyertes pályázónál, a DT-ITSH-nél?

A kezdő lépések mindig hasonlóak: első körben megismerkedünk magával a szervezettel, annak fő sajátosságaival, aztán bejárjuk az éppen aktuális irodaépületüket, majd mélyinterjúkat készítünk a menedzsmenttel. Erre azért van szükség, hogy a munkaterek kialakításával is támogatni tudjuk a stratégiai szintű elképzeléseket. Sajátosságunk más tanácsadó cégekhez képest, hogy nemcsak mérnöki, hanem humán és gazdasági szemlélettel vizsgáljuk meg az adott szervezet működését.

A DT-ITSH esetében például iparági specifikum, hogy a munka nagy része szinte bárhonnan elvégezhető. A Covid előtt nagy versenyelőnyüknek számított, hogy a kollégák rendszerint dolgozhattak home officeban. Ez az elsőbbség azonban a karanténnal egyik pillanatról a másikra eltűnt. Majd a vészhelyzetet követően csupán megcsappant létszámban (12-15%) tértek vissza a munkatársak a személyes munkavégzésre. Fontos stratégiai kérdéssé vált, hogy vissza kell és/vagy lehet-e csábítani őket az irodai munkavégzésre. Amennyiben igen, meg kell találni, hogy milyen számukra a kellően vonzó munkakörnyezet, ha pedig nem, felmerül a kérdés, hogy milyen egyéb szerepe lehet a jövőben a rendelkezésre álló fizikai tereknek. Mindezt úgy, hogy figyelembe kell venni az anyavállalat irányelveit, az IT munkaerőpiacot jellemző erős versenyhelyzetet és a munkavállalói érdekek felerősödését. 

A családi otthonos hasonlatra visszatérve, akkor ez olyan, mintha átalakításkor a belsőépítész előtt felkérnék egy „családtervezőt", „életmódtanácsadót", hogy segítsen végig gondolni, hogy a jövőben mire, mikor és hogyan fogjuk használni az otthonunkat? 

Részben igen. Annyi különbséggel, hogy sokkal könnyebb információhoz jutni attól a kevés embertől, akik az otthonukat használják, mint egy többezres nagyvállalat irodai alkalmazottjaitól. Az elemzéshez ezért gyakran kérdőíves felmérést is készítünk, aminek témakörei csak nagyjából adottak. Minden esetben az interjúkon elhangzottak alapján szabjuk őket egyedire, azaz semmit sem kérdezünk céltalanul. Lehet a kérdőívezést igényfelmérésnek is nevezni, de sokkal jobban utal a lényegére, ha adatgyűjtésként hivatkozunk ezekre a kérdőíves felmérésekre.

A DT-ITSH esetében is több ezer alkalmazottat kérdeztünk meg a munkavégzési szokásairól, munkakörnyezetével kapcsolatos elvárásairól. 28,84%-os kitöltési arányt értünk el, ami a kérdőív hosszúságát és összetettségét figyelembe véve igen jó eredmény. A válaszok feldolgozását követően a számszerűsíthető adatokkal tudjuk támogatni az irodával kapcsolatos vezetői döntéseket. Például azt, hogy milyen funkciójú terekre mekkora igény mutatkozik, illetve melyek feleslegesek. (Az irodatér kihasználtságát közben műszeres formában is mérhetővé tettük, de ez az említett pályázati kiírásban még nem szerepelt.) A DT-ITSH projektcélja miatt kifejezetten kerestük azokat a tényezőket is, amik bevonzhatják a kollégákat. 

Milyen adatokkal, információkkal tudtatok szolgálni a DT-ITSH vezetőségének a felmérést követően?

Az egyik legfontosabb következtetés az, hogy a szervezet tagjait már nem lehet egységes csoportként kezelni: vannak, akik az egész életüket a home office adta lehetőségekhez alakították pl. vidékre költöztek. Számukra az iroda már csak egy távoli bázis szerepét tudja betölteni. A válaszadók 40%-a azt jelezte, hogy bármilyen szuper is lenne az iroda, nem járna be többet dolgozni. Van egy másik csoport, akik kifejezetten az irodai munkavégzést részesítik előnybe. Nekik nyugodt munkavégzésre alkalmas terekre van szükségük. És vannak, akiknek a személyes kapcsolódás lehetőségét adja meg az iroda, azaz csapatmunka, személyes egyeztetések miatt jelennek meg az irodában. Az ő igényeiket pedig egy teljesen más irodai kialakítás segíti, mint az előző két másik csoportét. 

Azt is vizsgáltuk, hogy milyen rendeződési elv figyelhető meg a fenti csoportok között: sokkal kevésbé az eltérő munkatevékenységek vagy generációk adják meg a magyarázatot, mintsem a sajátos – és egyre hangsúlyosabb – egyéni élethelyzetek és a személyes attitűd. Az elemzésnek ez a fázisa olyan, mintha irodahasználati szempontból készítenénk egy szervezeti diagnózist a vezetőség számára.

Hol kapcsolódnak a munkába a mérnökök, tervezők? Nekik mik a szerepük a folyamatban?

A szervezeti diagnózis információira alapozva kezdhetik el kreatív munkájukat a tervezők, belsőépítészek. Azaz mérnökeinkkel a felmerült szükségletekre egyedi megoldásokat keresünk. Ez a hozzáállás hívta életre az Ahrend és a ReSearch közös pályázatára is, hiszen közösen hiszünk, hogy egy iroda kialakítása nemcsak (belső)építészeti kérdés, hanem egy olyan komplex szemléletet igényel, ami figyelembe veszi az irodát használó szervezet minden sajátosságát.

A DT-ITSH budapesti csapata hamarosan új helyszínre költözik, aminek kialakításának tervezésekor a tervezők már az elemzésünk adataira és javaslataira tudnak támaszkodni. Ennek kivonata esettanulmány formában megtalálható az alábbi linken, melyet a ReSearch Consultancy csapata készített.