Szervezet és környezet illeszkedése: a Bayer Hungária új irodája

A cég 2021-ben költöztette a Budapart City irodaházba magyarországi irodáját, amely az Év Irodája verseny nagyvállalati díját is elnyerte idén. A Viador Átrium Group tervezői szerint a network based koncepció már bizonyította is létjogosultságát: az eddig online vagy szeparált irodákban dolgozó kollégák a személyes kapcsolódásnak köszönhetően egy valóban együttműködő környezetet alakíthatnak ki a maguk számára. 

Egy új irodai környezet kialakítása nem pusztán építészeti vagy gazdasági, hanem környezet- és szervezetpszichológiai kérdés is. Számos ember-környezet illeszkedést és kölcsönhatást vizsgáló tanulmány alátámasztotta, hogy a környezet által gyakorolt érzelmi hatásokon túl egy adott környezet jellemzői jellegzetes viselkedésmintázatokat is tudnak indukálni. Így az irodaterek mint épített környezetek jelentős hatással vannak nem csupán az ott dolgozók jóllétére, elkötelezettségére, de produktivitásukra, együttműködési formáikra – így a szervezeti kultúrájukra is.

A mai irodatereknek a munkaállomás biztosításán túl számos szervezeti célt kell támogatnia: céges arculatot kell tükrözniük, szervezeti értékeket és üzleti célokat kell megjeleníteniük, heterogén csapatokat, eltérő generációkat kell kiszolgálniuk, sokszínű tevékenységeknek kell teret adniuk, egészségbiztonsági elvárásoknak kell megfelelniük, és még sorolhatnánk a funkcionális használaton túli elvárásokat. Ezért a szervezet megismerése, egy új iroda kialakításával szolgálandó célok megértése kulcsfontosságú a tervezés során.

A Bayer Hungária Kft. az új irodájuk kialakításában a felkért partnerekkel együtt – Cushman & Wakefield, Viador Átrium építész iroda – ezen szemlélet mentén működtek együtt. A szervezeti célok tiszták voltak: a szervezeti egységek még szorosabb, aktívabb együttműködésének serkentése egy agilis környezet kialakításával, a sokszínű csapat jóllétének növelése, a Bayer szervezeti kultúrájának, hangulatának környezeti leképezése és a fenntarthatóság, természetközeliség biztosítása fogalmazódott meg a modern irodai környezet kialakításán túl. Kiemelt célként fogalmazódott meg a 2018. évi szervezeti átalakulás mentén kialakuló csapatok közös működésének támogatása a munkakörnyezettel is.

A 2021-es Budapest City irodaházba (Leed minősítésű épület) való költözés tervezése így egy gondos előkészítéssel kezdődött. Az előkészítés során a Bayer arculata, értékei, tevékenységeinek elemzése mellett fontos állomás volt a munkatársak igényeinek felmérése. Ehhez a Cushman & Wakefield egy részletes, nemzetközi módszertanukon alapuló munkakörnyezet analízist készített (mélyinterjúk, adatelemzések stb.), amely a tervezés bemenetéhez fontos humán szempontokat szinte teljeskörűen lefedte. E diagnosztikára épült fel a belsőépítészeti koncepció-elv. Ezek alapján készítette a Viador Átrium Stúdió az alaprajzot és a teljes belsőépítészeti koncepciót a Cushman közreműködésével, aki emellett a projekt menedzsment tevékenységet is ellátta.

A belsőépítészeti tervezést követően is kiemelt fontosságú maradt a munkatársak bevonása, valamint a folyamatos tájékoztatása a projekt aktuális állásáról. A Bayer egy lelkes csapatot delegált erre a feladatra, 21 munkatárs különböző területekről (design, IT, change management, facility stb.) hetente kooperált a tervező és projektmenedzsment csapattal. Ennek a folyamatos kommunikációnak eredményként véglegesedett az alaprajz, és így kaptak például témát és nevet a tárgyalók is. A kivitelezés során később rendszeres bejárásokat szerveztek a kollégáknak az építési területre, de külön videót is készítettek a környékről, valamint az iroda használatáról. A végeredmény azt mutatja, hogy a gondos előkészítéssel, a bevonáson alapuló közös gondolkodással és az innovatív szakmai megoldásokkal sikerült a Bayer szervezeti céljait elérni.

Az együttműködést serkentő környezet fontos részeként kiemelt szerepet kaptak a közösségi terek, amelyek nemcsak munkavégzésre, hanem közös szabadidős tevékenységekre is alkalmasak. A közösségi terekhez tartozó konyhák is rövidebb-hosszabb beszélgetések színterévé váltak, a konyhákból kilépve a teraszokon folytatódhatnak a beszélgetések.

Az agilitást és a rugalmasságot is segíti az irodatér úgynevezett shared desk rendszere. A terület szinte teljes egészében egy áramló közlekedőrendszerre felfűzött open office, amiben a zárt tárgyalóblokkok és nyitott kollaborációs terek mint szigetek jelennek meg. Ez a rendszer lehetővé teszi, hogy a dolgozók az éppen aktuális feladatukhoz megtalálják a megfelelő munkakörnyezetet, és ehhez a különféle funkciók változatos lehetőséget biztosítanak számukra.

A kiegyensúlyozott, barátságos és természetközeli környezet az egész irodára jellemző. Elegáns, otthonos kialakítását az alap szürkés színvilág mellet a Bayer globális színpalettáján megjelenő élénk színű pontok határozzák meg. A színekkel való játék strukturálja a teret, kiemelve a formális és informális meeting-helyeket a hagyományos irodaterek mellett. Az élő növényfal, zöld felületek és a belső kert az otthonosság és az élő környezet érzetét adják a mindennapokban.

A fenntarthatóság az irodai bútorok beszerzésénél is megjelent. A bútorok java már meglévő bútorok újra-hasznosításaként került az új irodába. Az állítható magasságú asztalok és munkaszékek a leverkuseni központból kerültek Budapestre, sok tárgyalóbútor pedig az előző irodából érkezett; a még jó állapotban lévő kanapék, fotelek és puffok új huzatot kaptak, színükben harmonizálva a környezettel. A rendelkezésre álló tér minden négyzetcentiméterét ügyesen kihasználva kerültek megtervezésre a tárolóhelyek.

A Bayer munkatársai már birtokba vették új irodájukat, és pozitív élményekről számoltak be. Külön öröm a tervezésben alkotóknak, hogy ez az iroda már más országokban folyó projektekhez is mintául szolgál.

Viador Átrium Group

Szerk.: Nemes D. Nikolett